Xu thế mới là đang nói đến những điều đang và sẽ diễn ra trong tương lai gần mà kết quả của nó đươc dự đoán thông qua những “biểu hiện” ở hiện tại và quá khứ.
Những biểu hiện về xu thế mới trong môi trường kinh doanh hiện nay có thể tóm gọn trong những ý sau:
- Khách hàng có ít thời gian hơn để nhận thông điệp truyền thông
- Các doanh nghiệp là đối thủ của bạn đang không ngừng nâng cao chất lượng truyền thông
- Doanh nghiệp nào cũng muốn tìm ra giải pháp tối ưu cho công tác truyền thông
- Xu thế hội nhập kinh tế là nút đẩy tự động cho tất cả các doanh nghiệp. Không tiến lên thì doanh nghiêp sẽ bị xếp vào danh sách “lạc hâu” trong mắt khách hàng và nhân viên của doanh nghiệp.
Như vậy, dù là giải pháp truyền thông nào đi nữa cũng phải thỏa mãn những biểu hiện ở trên. Có như vậy doanh nghiệp mới bắt kịp xu thế.
Tổng đài điện thoại được các công ty dịch vụ cung cấp như một giải pháp về truyền thông. Các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp thông thường:
- Truyền gửi thông tin đến khách hàng
- Truyền gửi thông tin nội bộ
Các hình thức truyền thông hiện nay cũng khá đa dạng. Các hình thức truyền thông cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có, nếu phân biệt theo offline và online sẽ như sau:
Online:
- Website
- Mạng xã hội và các kênh OTT như Zalo, Viber, Facebook,…
- Chatbot
Offline:
- Tin nhắn SMS
- Ấn phẩm lưu hành nội bộ
- Bảng tin nôi bộ, bảng tin khách hàng
- Tổng đài điện thoại
Tổng đài điện thoại, nói đơn giản theo cái nhìn từ phía khách hàng, là kênh để khách hàng liên lạc bằng cách thực hiện cuộc gọi. Khách hàng muốn nhận được thông tin phản hồi nhanh chóng sẽ lựa chọn gọi ngay cho doanh nghiệp thay vì những hình thức khác như email hay nhắn tin.
Đối tượng khách hàng gọi vào tổng đài chỉ cần thỏa mãn yêu cầu: có điện thoại để gọi. Một ví dụ: Muốn gửi email phải có tài khoản email. Nhưng không có gì đảm bảo khách hàng của bạn có email. Số lượng những cá nhân có điện thoại hẳn là nhiều hơn số lượng cá nhân có tài khoản email
Tổng đài điện thoại cần thỏa mãn nhiều yêu cầu hơn trong mục đích kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại như một công cụ CSKH.
Doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại như một công cụ Marketing
Thiết lập, vận hành càng ngày càng đơn giản. Không bị phụ thuộc vào một nhân sự bất kỳ có chuyên môn mà tất cả nhân viên đều dùng được
Đánh giá hiệu quả kinh tế một cách chính xác, có đầy đủ báo cáo, căn cứ.
Kiểm soát hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng và nhân viên.
Một số tính năng nâng cao cần có trong tổng đài điện thoại trong xu thế mới
- Gọi tự động – autocall: Trợ lý ảo thực hiện cuộc gọi theo nội dung lập trình sẵn, gọi đến danh sách cụ thể, vào những khung giờ cố đinh, phân chia thời gian cuộc gọi => tiết kiệm chi phí nhân sự gọi điện thoại. Chưa hết, độ tin cậy cao hơn so với việc để nhân viên thực hiện cuộc gọi.
- Thiết lập số máy nhánh => liên lạc nội bộ hoàn toàn miễn phí và tiếp nhận nhiều cuộc gọi thông qua chức năng chuyển tiếp cuộc gọi của tổng đài điện thoại.
- Ghi âm cuộc gọi => lưu lại những cuộc gọi quan trọng hoặc truy vấn cuộc gọi khi cần giúp doanh nghiệp nâng cao chuyên môn đội ngũ CSKH.
- …
Tổng đài số – một hình mẫu lý tưởng về tổng đài điên thoại. Tổng đài số chính là một trong số những giải pháp cho doanh nghiệp trong xu thế mới. Tổng đài số thỏa mãn các yêu cầu: nhanh chóng, tiếp nhận nhiều cuộc gọi, quản lý chuyên nghiệp, tích hợp các ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý,
Nói thêm rằng, các kênh truyền thông khác và tổng đài kết hợp cùng nhau giúp doanh nghiệp gặp được khách hàng nhiều hơn, tạo điều kiện cho khách hàng kết nối với doanh nghiệp tốt hơn. Doanh nghiệp tránh “mất” khách chỉ vì khách hàng không “thuận tiện” liên hệ với doanh nghiệp. Xu hướng xa hơn cho tổng đài điện thoại là tích hợp tổng đài điện thoại với các kênh truyền thông khác để quản lý tập trung.
Tìm hiểu thêm về tổng đài điện thoại