Tổng đài, về mặt khái niệm, là một hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp tư nhân, là một hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường truyền của nhà cung cấp.
Và tổng đài số – tổng đài ảo là hệ thống chuyển mạch điện thoại thông qua kết nối IP. Tổng đài số là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện. Dữ liệu giọng nói được truyền bằng các gói dữ liệu qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.
Những hình thức tổng đài trước đây: tổng đài analog, tổng đài IP. Và hiện nay là tổng đài số ứng dụng công nghệ Esim thông qua IP.
Dĩ nhiên, những hình thức tổng đài càng mới hơn sẽ có những tiến bộ nhất định hoặc mang đến một chức năng mới phù hợp với yêu cầu thực tế.
Tổng đài ảo khắc phục được những nhược điểm của các hình thức tổng đài truyền thống cũ:
- Máy bận: Vì nhiều cuộc gọi vào nhưng hệ thống không cho tiếp nhận hết.
- Tốn kém chi phí sửa chữa, thay thế cơ sở hạ tầng.
- Mất số điện thoại nếu thay đổi địa điểm kinh doanh.
- Nhân viên chỉ nhận cuộc gọi và gọi ra khi ngồi ở văn phòng.
- …
Một số tính năng vượt trội của tổng đài số – tổng đài ảo
Kết nối nhiều cuộc gọi hơn nhờ vào công nghê Esim, chức năng chuyển tiếp, rước cuộc gọi.
Sử dụng 01 đầu số duy nhất và không bị mất khi thay đổi địa điểm kinh doanh.
Miễn phí cuộc gọi nội bộ
Chức năng cuộc gọi tự động – autocall
Đổ chuông theo nhóm (phòng kỹ thuật, phòng CSKH,…)
Hỗ trợ các app softphone trên các thiết bị di động (điện thoại di động, tablet, laptop, …)
Tích hợp các phần mềm quản lý CSKH CRM.
Gọi điện ở bất kỳ đâu khi có kết nối internet, wifi, 3G, 4G,…
Với tất cả những tính năng trên, tổng đài số xứng đáng là giải pháp tổng đài đa chức năng nhất hiện nay.