Sử dụng dịch vụ bảo hành điện tử mới ra đời gần đây được xem là hình thức bảo hành giúp người tiêu dùng bảo vệ tốt quyền lợi của mình nhất hiện nay.
Bảo hành điện tử là gì?
Dịch vụ bảo hành điện tử là hình thức bảo hành hiện đại, mới ra đời trong thời gian gần đây. Hình thức này có thể giúp người tiêu dùng xác định chính xác thời gian bảo hành và các thông tin có liên quan.
Bảo hành điện tử thường đi kèm với hệ thống SMS để thay thế cho các tấm giấy bảo hành truyền thống. Nhờ đó, hình thức bảo hành này trở nên bảo mật hơn, an toàn và tiện lợi hơn rất nhiều.
Những sản phẩm nên dùng dịch vụ bảo hành điện tử
Trong thời buổi cạnh tranh hiện nay, người tiêu dùng rất quan tâm tới các chương trình hậu mãi và dịch vụ khách hàng. Khi mua bất kỳ một món sản phẩm nào, khách hàng luôn quan tâm tới dịch vụ bảo hành kèm theo.
Trước đây, các doanh nghiệp xác nhận bảo hành thông qua giấy bảo hành, thẻ bảo hành. Điều bất tiện đầu tiên là những tờ giấy, những tấm thẻ này rất dể hỏng, rách hay mất. Vì thế, để không mất quyền lợi khách hàng bắt buộc phải giữ gìn cẩn thận các tờ giấy, thẻ bảo hành. Điều này gây đã từng gây ra rất nhiều phiền phức và ức chế cho người tiêu dùng.
Xuất phát từ những điều trên cho thấy, bất cứ loại hình sản phẩm nào có hậu mãi thì nên sử dụng bảo hành điện tử. Hình thức bảo hành này ra đợi thật sự đã giải quyết rất nhiều vấn đề đau đầu trong quá khứ. Tuy nhiên, hiện nay chỉ có một số mặt hàng như: điện tử, điện máy, điện gia dụng… là thường cung cấp dịch vụ này.
Lý do để doanh nghiệp sử dụng bảo hành điện tử
Quản lý bảo hành, xác nhận bảo hành, thông tin khách hàng… luôn là vấn đề đau đầu của các doanh nghiệp. Khi dịch vụ bảo hành ra đời và nhanh chóng trở thành phương pháp tốt nhất để giải quyết các vấn đề trên. 3 lý do để doanh nghiệp sử dụng bảo hành điện tử bao gồm:
Quản lý đơn giản, khoa học
Dịch vụ bảo hành điện tử được ứng dụng công nghệ mới và thuật toán đám mây. Vì thế dữ liệu bảo hành được quản lý đơn giản khoa học và chuyên nghiệp. Người tiêu dùng sau khi mua sản phẩm, kích hoạt bảo hành thì thông tin của sản phẩm cũng như khách hàng được lưu thẳng vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý như thế nào?
Dịch vụ bảo hành điện tử xây dựng một hệ thống online 24/24 thông qua SMS có chức năng 2 chiều. Các hạng mục chính của hệ thống bảo hành điện tử:
- Hệ thống quản lý kích hoạt thông qua SMS, Website, Application…
- Hệ thống quản lý sửa chữa bảo hành
- Ứng dụng kích hoạt bảo hành trên di động
- Tổng đài chăm sóc khách hạng
- Các dịch vụ thương mại điện tử
- Thanh toán điện tử…
Các hệ thống được điều chỉnh, sàng lọc theo nghiệp vụ của từng doanh nghiệp triển khai.
Hệ thống đại lý và các trung tâm ủy quyền dịch vụ bảo hành
Các đại lý và ủy quyền là các đơn vị được công ty chính phân quyền sử dụng và rà soát hệ thống thông tin bảo hành điện tử cho khách hàng. Thông tin mà đại lý và trung tâm ủy quyền được truy cập bao gồm:
- Truy cập và thay đổi thông tin của đại lý (Địa chỉ, số lượng…)
- Quản lý và tiếp nhận các thông báo trực tiếp từ công ty chính
- Quản lý các thông tin của sản phẩm mà trung tâm mình phụ trách
- Lịch bảo hành, sửa chữa đối với các mảng sản phẩm mà công ty mình phụ trách
- Quản lý dịch vụ sửa chữa bảo hành tại trung tâm
- Quản lý việc đặt hàng, truy thu, công nợ của trung tâm và khách hàng.
- Thông tin bảo hành của khách hàng
- Các mục báo cáo – thông kê…
Xây dựng niềm tin cho khách hàng
Trước đây khi bảo hành cho khách hàng doanh nghiệp phải xác nhận giấy tờ rất phiền phức. Nhờ bảo hành điện tử, các thông tin bảo hành luôn được cập nhất liên tục. Khi nào có nhu cầu, chỉ cần vài thao tác đơn giản là doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác minh và tiến hành bảo hành cho khách.
Đông thời, với độ bảo mật cao, khách hàng càng thêm yên tâm rằng mình sẽ không bị mất đi quyền lời. Hơn nữa, nhờ vào hệ thống tổng đài SMS công khai, khách hàng dễ dàng tra cứu được các thông tin bảo mật nên càng thêm tin tưởng vào doanh nghiệp nhiều hơn.
Áp dụng bảo hành điện tử vào kinh doanh
Bảo hành điện tử là phương pháp kết hợp giữa chiếc tem mã hóa và tổng đài SMS ứng dụng công nghệ tiến tiến. Để thiết lập một hệ thống bảo hành, doanh nghiệp cần phải trải qua những bước sau:
Tem bảo hành SMS
Việc đầu tiên của doanh nghiệp khi muốn ứng dụng bảo hành điện tử là phải tìm đặt những chiếc tem SMS. Hãy tìm đến những cơ sở uy tín được cấp phép in ấn tem bảo hành SMS để sở hữu những chiếc tem tốt và an toàn nhất.
Hiện nay ở TPHCM chỉ có khoảng 6 cơ sở được cấp phép in tem bảo hành điện tử. Các cơ sở không được cấp phép in ấn đều chỉ là cơ sở “chui”, những tem bảo hành SMS được in ở các cơ sở này đều không có giá trị pháp lý và sẽ không giá trị pháp lý
Xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin bảo hành
Việc kế tiếp doanh nghiệp phải làm là xây dựng cho mình một hệ thống lưu trữ có dung lượng và băng thông lớn. Các thông tin bảo hành trên sản phẩm đều phải được cài đặt đồng bộ với hệ thống.
Xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin bảo hành là một khâu cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn những hệ thống có khả năng dự trữ và băng thông lớn giúp cho khách hàng tra cứu nhanh chóng, tiện lợi hơn. Tuy nhiên, nếu lựa chọn hệ thống quá lớn, kinh phí duy trì sẽ đắt hơn. Doanh nghiệp cần phải cân đối để đảm bảo được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Thông tin đến khách hàng
Cuối cùng, doanh nghiệp phải thông tin cho khách hàng về chính sách bảo hành của mình. Thông tin càng chi tiết thì khách hàng càng cảm thấy được quan tâm hơn, từ đó cũng sẽ tin tưởng doanh nghiệp nhiều hơn.
Doanh nghiệp có thể đưa thông tin bảo hành cho khách hàng thông qua các kênh như website, điểm bán hàng… Đây là một bước cực kỳ quan trọng, càng làm tốt thì uy tín của thương hiệu doanh nghiệp càng tăng cao.
Khách hàng kích hoạt chế độ bảo hành điện tử như thế nào?
- Khách hàng sau khi mua sản phẩm được các nhân viên hỗ trợ hướng dẫn kích hoạt bảo hành.
- Nhắn tin theo cú pháp trong tài liệu hướng dẫn sử dụng theo sản phẩm.
- Hệ thống kiểm tra và thông tin khách hàng để nhắn tin theo các kịch bản để thông báo chế độ bảo hành.
- Hệ thống lưu trữ các thông tin bảo hành cho khách hàng.
- Khách hàng có thể kiểm tra thông tin bảo hành của mình trên website hoặc qua cú pháp SMS, hoặc gọi trực tiếp lên công ty bán sản phẩm.
Kết luận
Bảo hành điện tử là một công nghệ tốt, có hiệu quả thực sự và có tính an toàn cảo. Tuy còn nhược điểm về sản xuất và chất liệu nhưng bảo hành điện tử thực sự là một giải pháp tốt để xây dựng niềm tin khách hàng tốt hơn. Với một doanh nghiệp đã tốt về chất lượng thì dịch vụ bảo hành đi theo sẽ khiến doanh số bán hàng tăng vượt trội.