Những tình huống được đề cập dưới đây rất thực tế và thường gặp phải. Nhất là với những doanh nghiệp thương mại có nhu cầu liên lạc với khách hàng nhiều. Và những doanh nghiệp muốn không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Tình huống kinh doanh 1: Thái độ và kiến thức của nhân viên CSKH
Với dịch vụ tổng đài số cho phép đổ chuông đồng thời hoặc cơ chế phân phối cuộc gọi tự động cho nhân viên CSKH. Như vậy, nếu có một khách hàng gọi đến lần 1 nhưng không được nhân viên giải đáp tận tình., thâm chí có thái độ không tốt. Thì khi khách hàng gọi đến lần thứ 2, một nhân viên khác tiếp nhận, nếu khách hàng phàn nàn về thái độ của nhân viên trước. Do đó, điều này vô hình tạo nên sự kiểm soát lẫn nhau.
Tổng đài số có chức năng ghi âm cuộc gọi. Chức năng này giúp doanh nghiệp kiểm tra công việc của các nhân viên tư vấn, hỗ trợ khách hàng. Rất nhiều vấn đề được giải quyết khi có chức năng ghi âm cuộc gọi.
- Khách hàng khiếu nại về những nội dung nhân viên CSKH đã tư vấn nhưng không đúng.
- Khách hàng phàn nàn về thái độ của nhân viên
- Kiểm tra kiến thức tư vấn của nhân viên sau khi đào tạo. Tìm ra những điểm chưa tốt và kịp thời khắc phục, …
Tình huống kinh doanh 2: Chuyển trụ sở làm việc
Với tổng đài điện thoại sim vật lý sẽ vô cùng khó khăn nếu doanh nghiệp chuyển văn phòng, trụ sở làm việc. Tổng đài điện thoại kiểu cũ đăng ký số điện thoại theo địa chỉ.
Tổng đài số hay còn gọi là tổng đài ảo vì thực tế tổng đài không sử dụng thiết bị phần cứng cũng như hệ thống dây cáp điện thoại. Cho nên, việc chuyển văn phòng chẳng ảnh hưởng gì đến tổng đài.
Tình huống kinh doanh 3: Báo cáo cuộc gọi bất cứ khi nào bạn cần
Trước đây, khi sử dụng tổng đài sim vật lý, doanh nghiệp muốn nhận được báo cáo cuộc gọi trong tháng phải chờ tù phía nhà mạng. Với tổng đài số, doanh nghiệp có thể xuất báo cáo cuộc gọi bất cứ khi nào cần.
Tại sao các báo cáo cuộc gọi lại cần thiết như vậy? Doanh nghiệp biết được sản lượng cuộc gọi đi, gọi đến. Có bao nhiêu cuộc gọi nhỡ. Thậm chí khi lập trình tích hợp phần mềm quản lý khách hàng CRM, doanh nghiệp có thể biết đầy đủ thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng gọi đến. Báo cáo bất kỳ khi nào cần giúp công ty kiểm soát một chiến dịch quảng bá bất kỳ có hiệu quả hay không? Có biện pháp xử lý cần thiết mà không cần chờ đến cuối tháng như trước đây.
Với tổng đài số, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động với chất lượng cuộc gọi của mình. Theo dõi, kiểm soát thường xuyên và đơn giản.